De formule van het Ikea concept is dat de klant zelf zijn producten uit het magazijn kan halen. Dit levert verschillende business- en logistieke voordelen op, maar brengt ook risico’s met zich mee. In een magazijn – waar normaal gesproken alleen werknemers rondlopen – is het van belang dat in deze kritieke omgeving veiligheid kan worden gegarandeerd voor alle klanten. Voor Ikea is het daarom een topprioriteit om een gecontroleerde en veilige omgeving te kunnen garanderen voor de klanten.
Veiligheid wordt bij Ikea als hoogste prioriteit gezien. Dagelijks worden er heel wat inspecties uitgevoerd en vastgelegd zodat er een veilige omgeving gewaarborgd kan worden. Vaak gebeuren dergelijke inspecties op basis van papieren formulieren, wat uiteraard voor de uitdaging zorgt om er een totaaloverzicht met alle inzichten van te krijgen. Verder is het toevoegen van situatiefoto’s en het bekijken van eerdere inspectieafwijkingen een omslachtig proces waar heel wat tijd mee verloren geraakt.
Er is een oplossing gecreëerd die volledig aansluit bij de wensen en eisen van Ikea, namelijk dat alle Ikea-inspecteurs op een makkelijke manier toegang hebben tot een applicatie (desktop, tablet, of mobiele applicatie) waarmee alle inspecties uitgevoerd kunnen worden. Gezien het internationale karakter van Ikea, moet de applicatie verder ook in verschillende talen beschikbaar zijn zodat het gebruikt kan worden binnen alle Europese Ikea vestigingen.
Verder is niet enkel het uitvoeren van magazijninspecties een belangrijk element voor Ikea. Het op de juiste manier vastleggen van dergelijke inspecties vormt namelijk een bijkomend doel opdat het volledig samen kan hangen met de wensen en eisen van de compliance-afdeling.
De oplossing bestaat uit twee onderdelen; een klantenportaal waarbij er een overzicht gegeven wordt van alle reeds opgemaakte rapportages, en een inspectie-applicatie waarbij er op een gebruiksvriendelijke manier inspecties kunnen worden uitgevoerd. De eerder ontwikkelde inspectie-applicatie die, in samenwerking met KVVM (onderdeel KIWA), ontwikkeld werd, is de basis geweest als inspectie-applicatie voor Ikea, maar wijkt af op enkele functionaliteiten.
Door de inzet van een Progressive Web Application (PWA), waardoor de inspectie-applicatie sneller ontwikkeld wordt. Dit impliceert bijkomend dat allerlei aanpassingen snel kunnen doorgevoerd worden en deze niet via de App Stores moeten verlopen. Op deze manier kan er ook een makkelijke distributie van de applicatie gewaarborgd worden. Wegens de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie is het bijkomend makkelijk om er een inspectie mee uit te voeren, dit zonder voorgaande kennis als vereiste. Met de ondersteuning van een kennisdatabank en instructievideo's, zorgt de Ikea-app namelijk zélf voor een snelle integratie binnen het dagelijkse proces; er zijn geen lange trainingstrajecten meer nodig en iedereen kan meteen van start gaan.
Bij de opstart van deze inspectie-applicatie heeft Ikea aangegeven direct de voordelen te zien; het digitaliseren van het inspectieproces wordt direct als prettig ervaren en functionaliteiten, zoals het toevoegen van situatiefoto’s, besparen direct veel tijd.
Door het digitaliseren is de data inzichtelijk geworden. Bijkomend verkrijgt men sneller inzichten en zal de data meteen doorgestuurd kunnen worden naar de compliance-afdeling. Hierdoor is niet alleen het Ikea magazijn veiliger geworden, maar is er ook data beschikbaar om dit te onderbouwen.
Gezien Ikea de meerwaarde inziet van de inspectie-applicatie, wordt er momenteel gekeken of er nog andere inspecties kunnen gedigitaliseerd en toegevoegd worden. Momenteel wordt de inspectie-applicatie reeds gebruikt in alle Ikea vestigingen in Nederland. Na succes zal dit uitgerold worden binnen Europa, en vervolgens zal er een wereldwijde uitrol plaatsvinden.
